Aunque las pólizas de infidelidad de empleados protegen a las organizaciones sobre diversos tipos de riesgos (monetarios, de utilización de marca, sabotajes, etc.), en el presente artículo nos centramos en las prácticas “infieles” que resultan más habituales en la mayoría de las organizaciones: los fraudes monetarios (robos).
El robo por parte de los empleados cuesta a las empresas millones de euros todos los años, por lo que es una cuestión con una mayor importancia sobre la cuenta de resultados de la que en ocasiones se le otorga. Un informe de la aseguradora Hannover Insurance Group realiza una evaluación de las cuatro prácticas fraudulentas con mayor impacto en los negocios y ofrece recomendaciones para prevenir su ocurrencia. Aunque el estudio se realizó sobre una muestra de empresas americanas, estamos seguros de que las conclusiones son de aplicación a las empresas europeas en general y a las españolas en particular.
La gestión del fraude monetario por parte de los empleados es una función que corresponde en primer lugar al propio empresario o a la dirección de la empresa. Es necesario “poner las cosas difíciles” para cometer este tipo de delitos y desarrollar estrategias de prevención. Llevar a cabo un análisis preliminar de la compañía y de sus procedimientos operativos y de seguridad es siempre el primer paso.
Algunas preguntas que pueden ayudar a identificar problemas potenciales son las siguientes:
- La tipología de los artículos y el merchandise de la compañía, ¿es deseable como para robarlo?, ¿es fácil de robar?
- ¿Qué tipo de controles financieros se han puesto en marcha en lo que se refiere a cuestiones como la caja, los ingresos y retiradas de efectivo en el banco o el pago de facturas?
- ¿Pueden los albaranes o las facturas recibidas ser alteradas de alguna manera?
- ¿Pueden entrar y salir los empleados a las instalaciones fácilmente, sin ser vistos?
Como las anteriores, una auditoría inicial de seguridad contribuiría a clarificar el riesgo potencial de la empresa de sufrir este tipo de fraudes.
El mencionado informe de Hannover identifica cuatro medidas para controlar el fraude monetario (o robo, si se prefiere llamar así) de los empleados:
- Evaluación previa a la contratación del empleado: Se trata de contratar a personas honestas, además de formadas, preparadas y con experiencia. Para comprobar esta cuestión, se podrían incluir durante el proceso de selección, dependiendo de la posible criticidad de la posición a ocupar por el empleado, medidas como la verificación de referencias y la comprobación de posibles antecedentes. Puede sonar exagerado, pero lo cierto es que estos registros ofrecen información de interés.
- Procedimientos e instrumentos de control: Es recomendable escribir protocolos sobre controles de seguridad y accesos, políticas de la compañía tanto en este ámbito como en lo que se refiere al manejo de dinero y, sobre todo, qué sucede si éstos son violados por parte de cualquier empleado de la empresa.
- Incrementar la satisfacción del empleado: Muchos de los casos de robo en el lugar de trabajo se han relacionado con bajos niveles de motivación y satisfacción con el trabajo por parte del individuo. Se aconseja por ello establecer mecanismos que favorezcan la comunicación, programas de formación, sistemas de retribución y reconocimiento y planes de carrera motivadores son algunas de las cuestiones que pueden incidir directamente en reducir esta causa. Parece lógico pensar que un empleado motivado se siente parte de la empresa en mayor medida, reduciéndose enormemente la probabilidad de prácticas “infieles”.
- Denunciar y perseguir los delitos cometidos: En muchas ocasiones, la realidad es que no se persigue adecuadamente ni se investiga la comisión de este tipo de delitos. Bien sea por la cantidad, por la complejidad de los procesos o por otras razones, muchos delitos quedan sin salir a la luz pública. El miedo a ser identificados y demandados puede suponer un importante freno para la persona que comete esta clase de delitos, por lo que es fundamental utilizar un delito perpetrado para tratar de evitar los siguientes.
Además de estas medidas, otras recomendaciones que pueden contribuir a reducir las oportunidades de cometer fraudes por parte del trabajador pueden ser las siguientes:
- Establecer un sistema de transparencia para las transacciones monetarias en todas las posiciones de la organización
- Concienciar de la importancia que tiene la honestidad y la ética en el puesto de trabajo, estableciendo un sistema que garantice el anonimato a través del cual cualquier trabajador pueda poner en conocimiento de la dirección prácticas sospechosas.
- Llevar a cabo investigaciones en profundidad ante cualquier discrepancia
- Contratar una póliza de seguro que cubra el riesgo de infidelidad de empleados
José Ramón Luna Cerdán – Director de Desarrollo de Negocio de Glarus Ibérica
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